نرم افزار جامع توتال از آخرین تکنولوژی های روز و همچنین پیشرفته ترین تحلیل های مالی و مدیریتی برای شرکت های با حجم عکلیات متوسط به بالا طراحی شده است که امکان مدیریت و کنترل جامع و کامل تمام عملیات مالی و اسنادی و فرایند های عملیاتی شرکت را فراهم می کند.
done_outline
اطلاعات پایه
اطلاعات پایه
- امكان تعريف انواع نامه مانند: نامه، فاكس، تلگرام، يادداشت، حكم و …
- امكان تعريف انواع طبقهبندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و …
- امكان تعريف ارجحيت نامه مانند: عادي، فوري و آني
- امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …
- امكان تعريف انواع بايگانيهاي محلي
- امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند: اصل، كپي و المثني
- امكان تعريف انواع شرح رونوشت نامه
- امكان تعريف دستگاهها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه
- امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك
- امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاهها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان
- امكان تعريف گروههاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروهها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)
- امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده شود)
- امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين ميكند)
- امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه
- امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني (غير از نامه) مانند صورتجلسات، روشها و دستورالعملهاي اداري، آييننامهها، فرمها و…
- امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن) و امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي
done_outline
عمليات مربوط به نامههاي وارده
عمليات مربوط به نامههاي وارده
- امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه، نوع تحويل و …
- امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده، توزيعكننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)
- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار
- امكان ثبت نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
- امكان ثبت پيوستهاي نامه
- امكان ثبت رونوشتهاي نامه
- امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام
- امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم
- امكان ايجاد ارتباط مابين نامههاي داراي پيرو، بازگشتي و عطفي
- امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده
- امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر
done_outline
عمليات مربوط به نامههاي صادره
عمليات مربوط به نامههاي صادره
- امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و …
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
- امكان صدور نامه صادره به دستگاههاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه
- امكان تايپ و ويرايش نامهها در داخل برنامه
- امكان تهيه پيشنويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
- امكان تبديل پيشنويس تأييد شده به نامه
- امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامههايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامهها
- امكان ثبت نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
- امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شمارهگذاري موردنظر سازمان
- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره
- امكان تعيين تعداد و نوع پيوستهاي نامه صادره
- امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده
- امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده
done_outline
عمليات مربوط به مكاتبات داخلي
عمليات مربوط به مكاتبات داخلي
- امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
- امكان شمارهگذاري نامههاي داخلي مطابق ساختار شمارهگذاري سازمان
- امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده
- امكان تعيين تعداد و انواع پيوستهاي نامه
- امكان تعيين نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
- امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاعكننده ، زمان انجام و …
done_outline
عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري
عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري
- امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و …
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
- امكان صدور نامه صادره به دستگاههاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه
- امكان تايپ و ويرايش نامهها در داخل برنامه
- امكان تهيه پيشنويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
- امكان تبديل پيشنويس تأييد شده به نامه
- امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامههايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامهها
- امكان ثبت نامههاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
- امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شمارهگذاري موردنظر سازمان
- اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره
- امكان تعيين تعداد و نوع پيوستهاي نامه صادره
- امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده
- امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده
done_outline
عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده
عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده
- امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان
- پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه
- انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاعدهنده و هم به شخص ارجاع شونده)
- امكان پيگيري كليه دستورها و پيامهاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند
- امكان پيگيري ارجاع نامهها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و …
done_outline
عمليات مربوط به گزارشها و مشاهدات
عمليات مربوط به گزارشها و مشاهدات
- امكان گزارشگيري از مكاتبات صادره ، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان
- امكان گزارشگيري از نامههاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ
- امكان نمايش نتايج گزارشها به صورت نمودارهاي مختلف
- امكان گزارشگيري و مشاهده نامههايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شدهاند
- امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامهها
- امكان گزارشگيري از دفتر انديكاتور
- امكان گزارشگيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامههاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان
- امكان مشاهده و گزارشگيري از پيامها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهاي ارسالي و حذف شده
- امكان گزارش از نامههاي دريافتي از بايگاني كه هنوز در مقاطع زماني موردنظر به بايگاني بازگشت داده نشدهاند
