نسل جدید نرم افزار توتال برای افزایش بهره وری و ایجاد گردش کامل اطلاعات در بین تمام شرکت‌های شما است.
منو
اتوماسیون اداری TOTAL247 شــــــاهکاری هوشـــــــــمند برای ایجاد بهبود مـــستــمر در تـجارت شما.
امکانات اتوماسیون اداری TOTAL247
- میزکار هوشمند
- کارتابل و گردش مکاتبات
- پیگیری و ردیابی ارجاعات و اقدامات
- دبیرخانه تخصصی / مدیریت بسته‌ها و مرسولات
- تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- سامانه تبادل فایل
- پیام‌ها و گفتگوهای سازمانی (چت سازمانی)
- تنظیمات، اطلاعات پایه و ساختار سازمانی
- گزارش ساز و گزارشهای پیش فرض (گزارشهای استاندارد)
- ارسال پیامک
- امنیت و حدود دسترسی و رویدادهای نرم‌افزار
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- رهگیری محموله
میزکار هوشمند
- امکان مشاهده خلاصه وضعیت آمار مکاتبات کارتابل کاربر
- امکان مشاهده اخبار و اعلانات سازمان
- امکان استفاده از لیست انجام کار، ثبت یادآوری
- امکان مشاهده تقویم‌کاری و رویدادهای سازمانی و درج رویدادها
- امکان اطلاع‌رسانی رویدادهای مندرج شده در تقویم سازمانی با پیام کوتاه (نیاز به فعالسازی ارسال پیامک(
- امکان مشاهده تصویر روز، تابلو اخبار و اعلانات و سخن روز
- افزودن فایل در اخبار و اعلانات
- مشاهده آمار نامه‌ها
- امکان جستجو در فهرست انجام‌کار در میزکار اتوماسیون‌اداری
- امکان شخصی‌سازی و تعیین رنگ‌بندی تم های تعریف شده برای نرم‌افزار
- تعیین پیوندهای دسترسی سریع به سایر فرمهای نرم‌افزار در منوی اصلی
- امکان جابه‌جایی بین سمتهای منتسب به کاربر جاری
- امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب دسترسی و جایگاه کاربر جاری در ساختار سازمانی
کارتابل و گردش مکاتبات
- مشاهده فهرست نامه‌های موجود در کارتابل براساس اطلاعات شماره نامه، موضوع نامه، فرستنده، تاریخ‌نامه، تاریخ ورود به کارتابل، نوع‌نامه
- امکان گروه‌بندی کارتابل به‌صورت درختی و انتقال نامه به هر زیرپرونده بصورت دستی
- امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه کارتابل
- امکان تعیین نحوه مرتب سازی نامه‌های دریافت شده حسب (تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، پرونده، فوریت، تاریخ نامه، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده / خوانده نشده، اصل / رونوشت، ایجاد کننده، نوع نامه)
- امکان جستجو بین نامه‌های دریافتی درکارتابل برحسب شماره نامه، شماره رهگیری و موضوع نامه
- امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن
- دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید
- تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده
پیگیری و ردیابی ارجاعات و اقدامات
- امکان انتخاب نوع ارجاع (اصل، رونوشت) در هنگام ارجاع نامه
- امکان انتخاب نوع فوریت ارجاع (عادی، فوری، آنی) در هنگام ارجاع نامه و درج مهلت پاسخگویی قابل تنظیم برای گیرنده
- امکان ارجاع نامه (جهت استحضار، جهت اقدام، جهت امضا، و …) و درج شرح‌های ارجاعات متفاوت به یک یا چند گیرنده
- امکان ارسال ارجاع (پیام) صوتی بجای ارجاع متنی
- امکان تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده ارجاع
- درج فایل در هنگام ارجاع نامه
- امکان تعریف متون پرکاربرد جهت درج سریع متن ارجاع
- امکان ایجاد گروه گیرندگان و ارجاع گروهی
- امکان ارجاع زدن نامه از طرف کاربر جانشین شده در چارت سازمانی
- امکان ارجاع نامه به یک یا چند واحد سازمانی و کلیه پرسنل عضو واحدها
- امکان تعریف ارجاع خاص برای کاربر به منظور ارجاع نامه خارج از سطوح دسترسی تعیین‌شده در چارت‌سازمانی
- امکان بازپس‌گیری ارجاع‌نامه در صورت خوانده نشدن آن توسط گیرنده ارجاع
- امکان ارجاع نامه بصورت محرمانه و مشاهده ارجاعات محرمانه در صورت داشتن سطح دسترسی لازم
- امکان درج یادآوری و اعلان در هنگام ارجاع‌نامه و قرارگیری نامه در فهرست پیگیری‌ها
- امکان مشاهده مدت زمان رسوب نامه در کارتابل گیرنده ارجاع (زمان سپری شده تا اولین اقدام شامل ارجاع، بایگانی، حذف ارجاع نامه)
دبیرخانه تخصصی / مدیریت بسته‌ها و مرسولات
• امکان تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری
• امکان معرفی دفاتر اندیکاتور متعدد به‌ازای یک دبیرخانه
• امکان معرفی شماره اندیکاتور و اختصاص فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه
• ثبت و مدیریت انواع نامه‌ها و بسته‌های مکاتباتی وارده و صادره (شامل اطلاعات نوع بسته، دبیرخانه، طبقه بندی، نوع دریافت، شرکت پستی، نوع پست، بارکد، تاریخ دریافت، تاریخ ثبت، موضوع، توضیحات، فرستنده، گیرنده)
• امکان ثبت نامه‌ها در سیستم دبیرخانه به یکی‌‌از روش‌های بارگزاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده.
• ثبت مشخصات‌نامه (شماره و تاریخ نامه وارده، دبیرخانه، پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن‌ارجاع، تحویل‌دهنده، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها(
• جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع / جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه و… / جستجو در فهرست‌های دبیرخانه
• الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در دبیرخانه
تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- امکان تعریف انواع تقویم‌های کاری و دسترسی به کاربران
- امکان درج رخدادها بصورت روزانه یا هفتگی در تقویم سازمانی
- امکان تعیین دسترسی جهت مشاهده، درج، ویرایش و حذف رویدادها در تقویم سازمانی به کاربران
- ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقاتها و جلسات در تقویم سازمانی
- امکان تعریف روزهای تعطیل در سال
- امکان تعریف ساعات‌کاری روزانه در هفته
- امکان درج رویدادها برای گروهی از کاربران
- امکان درج یادآوری برای جلسات و نمایش آن برای افراد مربوطه
- یادآوری رویدادهای ثبت شده در هنگام سررسید توسط ایمیل و پیامک
سامانه تبادل فایل
- امکان ارسال و دریافت فایل در کارتابل اتوماسیون اداری
- اعمال سطوح دسترسی براساس واحد سازمانی و کاربران بر روی نوع و حجم فایل قابل انتقال
- مشاهده و دریافت فایل‌ها در کارتابل اتوماسیون اداری گیرندگان
پیام‌ها و گفتگوهای سازمانی (چت سازمانی)
- دریافت اعلان در لحظه در زمان دریافت پیام
- امکان ایجاد گروه برای گفتگو های سازمانی بین کاربران
- امکان ارسال فایل و تصاویر مجاز در پیام ها
- امکان ارسال پیام صوتی در چت
- امکان اخذ گزارش از گفتگو های بین کاربران
- امکان تعیین سطح دسترسی در گفتگوی سازمانی
- مشاهده آرشیو گفتگوهای انجام شده هر کاربر
تنظیمات، اطلاعات پایه و ساختار سازمانی
- امکان تعریف سازمانهای مرتبط به‌هم (درختواره سازمانی(
- امکان تعریف انواع سازمان و گروه‌بندی سازمانها براساس نوع
- امکان تعریف چارت سازمانی
- امکان تعریف و مشاهده پرسنل و انتساب پست سازمانی مشخص از روی چارت سازمانی
- امکان تعریف چند سمت یا پست سازمانی به یک پرسنل
- تعریف عنوان مکاتباتی برای واحدها و سمتهای سازمانی
- امکان تعریف امضا متعدد به ازای هر پست سازمانی پرسنل
گزارش ساز و گزارشهای پیش فرض (گزارشهای استاندارد)
- امکان اجرای گزارشهای پیش فرض سیستم
- امکان ساخت و بارگزاری گزارشهای خاص هر سازمان بهره بردار ( نرم‌افزار ساخت گزارشات بر مبنای نرم‌افزار Stimul Soft یا SQL Server Reporting Service می‌باشد(
- امکان گزارشگیری با محتوی
- امکان ارسال گزارشهای آماری به صفحه گسترده Excelیا فرمت PDF
- مدیریت دسترسی کاربران و گروه‌های کاربری به گزارش ها
- قابلیت ایجاد فیلتر بر روی گزارش‌ها براساس محدوده تاریخ ثبت، شماره ثبت، شرکت بیرونی، فرستنده، گیرنده، ایجادکننده نامه، ثبت‌کننده نامه، ارجاع‌دهنده، امضا کننده، نوع‌نامه
ارسال پیامک
- امکان ارسال SMS در هنگام ثبت نامه
- امکان ارسال SMS در هنگام ارجاع نامه
- امکان ارسال SMS در هنگام ایجاد رویداد جدید تقویم کاری
- امکان ارسال SMS در بخش هشدار و پایش نرم افزار اتوماسیون اداری
- امکان گزارشگیری از SMSهای ارسال شده
- امکان فعال نمودن ارسال SMS درزمان رخداد یک رویداد
امنیت و حدود دسترسی و رویدادهای نرم‌افزار
- امکان اعمال پایان خودکار Session جاری استفاده کاربران از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در صورت عدم استفاده در بازه زمانی مشخص
- پشتیبانی از پیچیدگی رمز ورود
- امکان اعمال اجباری کردن انتخاب رمز عبور قوی (Strong Password)
- ثبت Log تمامی جزئیات رویدادهای مرتبط با نامه و کاربر در نرم‌افزار
- امکان ثبت لاگ مربوط به ورود و خروج به نرم افزار
- امکان ثبت لاگ مربوط به ایجاد،ثبت، ابطال، چاپ، امضا، ارسال، الصاق متن و پیوست، نامه
- امکان گزارشگیری برای راهبر نرم‌افزار از لاگ همه کاربران
- امکان ثبت لاگ مربوط به عملیات راهبر نرم‌افزار مانند فعال یا غیرفعال‌سازی کاربر، اعطای دسترسی، حذف دسترسی، افزودن در گروه کاربری، تعریف کارکنان، تعریف امضای کارکنان، ایجاد قالب و الگوی متن و …
- امکان دسترسی به مجوز ها و فرمهای پایه سامانه براساس دسترسی راهبرهای هرسازمان تعریف شده
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- ایجاد بانک اطلاعات مشتری ها
- مدیریت فرصت های فروش
- تقویم و یادآوری ها
- مدیریت و نظارت بر فرآیند فروش
- مدیریت درخواست و ارائه سرویس
- ارزیابی و رتبه بندی
- اطلاع رسانی خودکار به مشتری
- فراموش نشدن پیگیری ها
- پورتال نمایندگان
رهگیری محموله
TOTAL247 امکان نظارت و کنترل کامل محموله را برای صاحب کالا به 24 زبان زنده دنیا برای تمام انواع مدل های حمل اعم از ترکیبی، جاده ای، کشتیرانی و ریلی، از طریق وارد کردن شماره سفر محموله در پورتال الکترونیک فراهم می کند.
این اطلاعات شامل موارد زیر است:
1- روش حمل اعم از دریایی، هوایی، زمینی، ریلی و ترکیبی
2- اعلامیه حمل و تاریخ حمل از مبداء
3- اطلاعات بارنامه کشتیرانی و کانتینرها
4- اعلامیه ورود و تاریخ ورود به مرز وروردی
5- ردیف ترخیصیه و قبض انبار
6- اظهارنامه گمرکی و اطلاعات پروانه ترانزیت
7- اطلاعات بارنامه جاده ای اعم از بین المللی، داخلی و ریلی
8- اطلاعات مرز خروجی
9- صورت جلسه تحویل سالم محموله
10- تحویل کانتینر و هزینه دموراژ